Läs senare

Så hanterar du mejlen

GuidenArga, långa och krävande. Mejl från föräldrar kan vara ett problem. Men det finns sätt att slippa stress och frustration. Här är några tips.

31 jan 2019
Foto: Istockphoto

1 Tydliggör förväntningarna

Uppmana skolledningen att samla personal, elever och vårdnadshavare för att diskutera värdegrund. Upp­rätta tillsammans en överens­kommelse med tydliga regler när det gäller respekt, omtanke och vänlighet. En sådan förväntansöverenskommelse skrivs under av alla parter och är något att hålla sig till om någon blir oförskämd och kränkande i mejl eller på annat sätt.

2 Samtal i stället för mejl

Be föräldrarna att ringa i stället för att mejla. Då minskar risken för missförstånd. Det är inte heller lika lätt att vara otrevlig i ett samtal. Framför allt är det lättare att bygga en bra relation till skillnad från en mer opersonlig och distanserad mejlkonversation.

Men det finns undantag: när du behöver dokumentera information kan det vara en poäng att mejla.

3 Avsluta om det blir hotfullt

Håll en vänlig och neutral ton även när du blir utskälld eller otrevligt bemött. Blir mejlkonversationen hotfull – påpeka detta och framhåll att tonen måste bli bättre om ni ska kunna fortsätta kommunicera. Gå inte i svaromål när det gäller annat, utan avsluta mejlväxlingen. Uttalade hot, som kan rubriceras som brottsliga, ska polisanmälas.

4 Vänta med svar

När du får ett otrevligt mejl är det bra att vänta lite med återkopplingen. Annars är det lätt att du svarar i affekt. Ta gärna hjälp av en kollega när du sedan skriver. Det kan också vara en god idé att låta en kollega eller din närmaste chef läsa svaret innan du trycker på send-knappen.

5 Var professionell och behåll lugnet

Tänk på att en förälder kommunicerar om det mest privata och viktiga hen har; sitt barn. En upprörd föräl­der kanske bara uttrycker sin om­tanke på ett dumt sätt. Du är däremot professionell och har en yrkesroll. Försök att lyssna mer än du pratar. Håll dig lugn även om du blir verbalt attackerad.

Fylls inkorgen med mejl från samma föräldrar som upprepar samma sak? Svara kort och sakligt.
Foto: Istockphoto

6 Svara kort och sakligt

Får du långa mejl från samma föräldrar som upprepar samma sak? Svara då kort och sakligt.

Om det inte ställs konkreta frågor räcker det med att svara att du har tagit del av synpunkterna.

7 Värna ledig tid

Läs inte mejl utanför arbetstid och svara aldrig utanför arbetstid.

8 Be om stöd

Tar orken och tålamodet slut? Vänd dig till närmaste chef och be att hen tar över kommunikationen.

Källa:

Nina Jonsson, rektor på Södermalmsskolan i Stockholm, som arbetar aktivt med att upprätthålla en god och respektfull ton i kommunikationen mellan vårdnadshavare och skolans personal. Skolan gör förväntansöverens­kommelser och har dessutom en tipslista för mejl och samtal med föräldrar.

ur Lärarförbundets Magasin