Läs senare

Samarbeta mer i molnet

UppkopplatGoogle Drive är inte bara ett kontorsprogram på nätet, utan innehåller också mängder med smarta funktioner som många missar.

31 jan 2019
Samarbeta mer i molnet
Illustration Saga Bergebo/Form Nation

Google Drive, tidigare kal­lat Google Docs, är Googles svar på program som Word, Excel och Powerpoint. Skillnaden är att du inte behöver installera något på datorn. I stället används en webbläsare eller appar.

Den stora fördelen är att du kan arbeta var som helst – och samarbeta med andra. Eftersom dokumenten ligger på Googles servrar är de lätta att dela. Kollegor kan alltså jobba med samma presentation eller andra dokument.

Att skapa ett delat dokument är enkelt: Surfa till drive.google.com, klicka på Nytt och välj typ av dokument.

Gå sedan till Arkiv, Dela och fyll i kollegornas mejladresser. Under Avancerat får du bestämma om de bara ska få visa dokumentet – eller även få redigera och kommentera. Här kan du också välja Ägarinställning och Vem har åtkomst för att avgöra vem som får tillgång till vad. Innan du delar är det med andra ord klokt att bestämma vilken nivå av skydd du vill ha. Däremot är det förstås viktigt att komma ihåg att allt man delar på internet på olika sätt kan spridas vidare.

Den stora fördelen är att du kan arbeta var som helst – och samarbeta med andra.

Just kommentarsfunktionen är smart när många arbetar ihop. I stället för långa mejldiskussioner lägger ni pratbubblor direkt i texten genom att klicka på Infoga, Kommentera.

Allt du gör i Google Drive sparas automatiskt, men du behöver inte vara rädd att göra fel. Med hjälp av Arkiv, Versionshistorik kan du återgå till hur dokumentet såg ut vid ett tidigare tillfälle och också se vem som har gjort vilka förändringar.

En bra funktion för lärare är också möjligheten att publicera dokument på webben, så att en elev som missade lektionen kan se presentationen i efterhand. Klicka på Arkiv, Publicera på webben, Publicera så skapas en textlänk. Vid klick öppnas dokumentet utan inloggning.

Grunden är verktygen Dokument, Kalkylark och Presentationer, men det finns även andra. Google Formulär kan skapa undersökningar och enkäter och i Google Teckningar kan du rita. Om funktionen för att dela dokument på webben inte räcker så finns Google Sites, ett enkelt verktyg för att skapa egna sajter. Om du använder Google Driveappen kan du även trycka på plusikonen och välja Skanna för att förvandla mobilen till en enkel skanner.

I de olika programmen finns även verktyg från andra tjänster. I Presentationer kan du exempelvis lägga till ett Youtube­klipp och Google Översätt kan användas direkt i Dokument genom att klicka på Verktyg, Översätt. Är du osäker på vilka funktioner som finns i ett program klickar du på Hjälp och väljer Sök i menyerna.

För att använda Google Drive krävs en gmailadress. Det är gratis, men du betalar med din personliga integritet. Googles affärsidé är att sälja reklam, och ju mer företaget vet om dig, desto större möjligheter har det att skräddarsy reklamen.

Gratisvarianten är för privatpersoner. För professionell användning finns abonnemangstjänsten G Suite, som används i många skolor, och  ger större möjligheter att jobba tillsammans med eleverna, se rutan ovanför.

Även Microsoft erbjuder numera sitt Officepaket som en tjänst i webbläsaren. Den heter Office 365 och innehåller ungefär samma funktioner som Google Drive.

Använder molnet – utan att bryta mot GDPR

Vad säger dataskyddsförordningen GDPR om molntjänster som Google Drive i skolan? Så här svarar Johanna Karlén, tills nyligen programansvarig för skolans digitalisering på Sveriges Kommuner och Landsting (SKL):

Får en lärare skapa presentationer och andra dokument i Google Drive?

Svar: Om skolan använder G Suite (Googles tjänster för skolan) ser jag inga problem. En lärare ska däremot i princip inte använda sin privata Google Drive för arbete med eleverna. Privata Google-konton har andra avtal än de tjänster Google erbjuder för skolor.

Får läraren även samla in elevernas mejladresser för att jobba med gemensamma dokument?

Svar: Om G Suite finns på skolan med korrekta avtal och där även eleverna har mejladresser, bör det inte vara några problem. Det ska dock finnas riktlinjer och stöd i hur lärarna kan och får dela dokument med sina elever.

ur Lärarförbundets Magasin